En esta oportunidad, consiente de estas realidades hemos asumido un reto muy importante, que es la organización de las tradicionales fiestas patronales, a menos de dos meses para su celebración. Sabiendo lo que esto representa hemos iniciado de inmediato los contactos con patrocinadores, e instituciones públicas y privadas que año tras año han apoyado nuestras patronales, pero además, hemos querido contar con las opiniones, recomendaciones y sugerencias de todas aquellas personas que por su experiencia y entrega a nuestro pueblo pueden aportar grandes ideas para la organización y desarrollo de esta actividad.
Tomando en consideración las múltiples ideas y sugerencias ya recibidas, hemos elaborado un borrador para la logística del montaje, organización y desarrollo de estas fiestas, algunas de las cuales dado el poco tiempo que tenemos ya se están implementando.
La idea de la presente comunicación es que, al igual que nosotros nos tomamos el tiempo para elaborarla, la persona que reciba este borrador dedique un momento para su lectura, lo revise y nos ayude a complementarlo, dada la importancia del mismo no solo para estas patronales, sino para que las de los años posteriores puedan tener un punto de partida y se haga más fácil su organización.
Como se podrán dar cuenta, este borrador contiene una lluvia de ideas que no necesariamente han sido claramente expresadas, sino simplemente expuestas en modo general, siquiera ha sido objeto de una correcta revisión, es por esto que insistimos en que nos ayuden con tus ideas y sugerencias plasmándolas en el mismo documento y reenviándomelo a mi correo personal domingo_suz@hotmail.com.
El próximo lunes 27 de este mes será celebrada la primera reunión del Comité Organizador en Bohechío, a las 10:00 a.m., en el Salón de Actividades del Ayuntamiento. En dicha reunión pretendemos someter a aprobación el documento que a continuación les remito con las correcciones y sugerencias que sean realizadas por ustedes. Estaremos coordinando para sostener igualmente una reunión aquí en Santo Domingo, para organizar actividades, solicitar apoyo y dar seguimiento al plan de trabajo elaborado. Contamos contigo.
ORGANIZACIÓN.-
1) Elaboración del programa para la organización y desarrollo de las actividades;
2) Determinar cuales serán las empresas patrocinadoras encargadas de tarima, carpas, discolay, y otros;
3) Organizar la instalación de carpas, tarima y demás;
4) Designar las personas encargadas del micrófono y de amenizar las actividades, anunciar los patrocinadores…;
5) Formar equipos de recibimiento de las agrupaciones artísticas, deportivas e invitados especiales;
6) Organizar la logística para el alojamiento y la comida de los invitados que se quedan a dormir en Bohechío y no tienen familiares o amigos haya;
7) Elaboración de camisetas para el equipo de las fiestas patronales y para los colaboradores (Determinar diseño y cantidad);
9) Solicitar a INAPA el suministro de combustible suficiente para que tengamos servicio de agua durante todos los días en que se celebren las fiestas patronales;
10) Solicitar a Odebreth y la Oficina Supervisora de Obras del Estado que den mantenimiento a la carretera Guanito – Bohechío y Bohechío – Padre Las Casas;
11) Solicitar a la Oficina Supervisora de Obras del Estado la terminación de las calles o en su defecto, a Odebreth que le de mantenimiento y las rocíen todos los días de las patronales para evitar el polvo;
12) Coordinar con el sindico municipal la recogida de basura en las principales calles todos los días a primera hora de la mañana, así como la instalación de tanques y zafacones suficientes para que se mantenga la limpieza, tanto en el área de tarima como en las áreas donde se realicen actividades deportivas (Podemos presentar un municipio limpio para nosotros y las personas que nos visiten);
13) Solicitar a la UER la terminación de la instalación de la línea trifásica;
14) Solicitar a Odebreth y a Coposa, dar mantenimiento al play y a la cancha para la celebración de las actividades deportivas;
PATROCINIO Y RECAUDACION DE FONDOS.-
1) Elaborar hojas membretadas, sellos gomígrafos y sobres para ser utilizados en las comunicaciones que serán enviadas;
2) Redactar y aprobar los modelos de comunicaciones que serán enviadas a los promotores, patrocinadores, aportantes e invitados especiales;
3) Apertura de cuenta bancaria, la cual será manejada exclusivamente por el presidente del comité y el tesorero, y publicada en la página www.Bohechiodigital.net para que se puedan hacer aportes directos;
4) Identificar las personas físicas y morales a los que serán remitidas comunicaciones, clasificándolos por áreas (captación de recursos, apoyo logístico, invitados…);
5) Enviar comunicaciones a los políticos municipales y provinciales de todos los partidos políticos invitándolos a participar y a colaborar económicamente con el desarrollo de las fiestas;
6) Elaboración de boletos para la venta de las candidatas a reinas;
7) Alquiler de carpas y el cobro por concepto de ventas en el área de desarrollo de las fiestas (Vendedores informales, heladeros, vendedores de alhajas, entre otros);
9) Control de gastos mediante la emisión de recibos debidamente firmados y sellados por el tesorero, para garantizar la transparencia en el gasto;
10) Evaluación de los gastos que conlleva el montaje de las diversas actividades artísticas, culturales y deportivas para su evaluación final y para que sirva de guía para las patronales futuras;
11) Llevar un control numerado de las comunicaciones envidas tanto desde Bohechío (BO) como desde Santo Domingo (SD), para elaborar un protocolo de comunicaciones;
1) Elaboración de un informe financiero, a más tardar una semana después de las fiestas patronales para ser presentado en la reunión de evaluación de las fiestas e incorporado a la rendición de cuentas;
PUBLICIDAD.-
1) Promocionar las patronales por todos los medios de comunicación a los que tengamos acceso;
2) Invitar personalidades de la prensa y periodistas interesados en participar y/o transmitir el desarrollo de las fiestas patronales;
3) Alquilar o buscar prestados uno o dos proyectores para instalarlos en las áreas de tarima y carpa para proyectar actividades que se hayan realizado con anterioridad, tales como patronales anteriores, juegos deportivos, propaganda de los patrocinadores, promoción de los premios que serán entregados en el reinado, entre otros;
4) Coordinar con Bartolo para que haya una persona encargada de grabar en video y otra tomando fotos de todas las actividades que se realicen durante el desarrollo de las patronales, torneos, fiestas…;
5) Mantener información permanente del programa de actividades de las patronales en la página de Bartolo, y subir los videos a Youtube para que todo el mundo pueda ver como se dieron las patronales;
6) Publicar en la página www.Bohechiodigital.net un listado con las donaciones y ayudas que se reciban, y al final de las patronales el reporte de ingresos y gastos, para evitar cuestionamientos de tipo económico, y contribuir con el manejo transparente de los recursos recaudados;
7) Grabar un dvd con todos los videos y las fotos de las patronales para reproducirlo y entregar copia a los principales patrocinadores del evento, Bohechienses residentes en el exterior, y/o para venderlo a bajo costo a todo aquel que tenga interés en adquirirlo;
1) Hacer un reconocimiento a Bohechienses meritorios y no Bohechienses que hayan hecho labores importante en nuestra comunidad (monjas, persona de mayor edad, padres ejemplares, entre otras…);
2) Enviar una carta de agradecimiento a los patrocinadores y colaboradores, así como un pergamino de reconocimiento, copia de la rendición de cuentas y un dvd con el desarrollo de las fiestas;
PREVENCION Y SEGURIDAD
1) Solicitar al Regional de la Policía Operativo antidrogas previo al inicio de las fiestas patronales;
2) Solicitar al Regional de la Policía el envío de dos o tres policías adicionales para que estén en Bohechío patrullando durante las fiestas patronales;
3) Dar mantenimiento previo a la ambulancia y tenerla disponible para cualquier imprevisto;
4) Solicitar al Regional de Salud Pública que mantenga médicos y medicamentos suficientes en la clínica de Bohechío, para que atiendan cualquier caso de emergencia, principalmente lo relacionado a intoxicaciones alcohólicas, heridas, ect.;
5) Formar un equipo de ayudantes para que conjuntamente con los encargados de seguridad mantengan el control de que no suban personas a la tarima así como el acceso a las áreas cuando se desarrollen actividades;
6) Cerrar con cadenas o sogas las calles de acceso al área de tarima. Esto es: 1) Esquina de la tienda de franca; 2) Esquina del parque Emitelio de León; 3) Esquina de Andino; y, 4) Esquina de Grecia;
7) Involucrar a los estudiantes del liceo en los asuntos relativos a organización, prevención y seguridad;
REYNADO.-
1) Escoger la persona encargada de la organización y dirección del evento;
2) Recobrar la confianza de los padres y las candidatas para lo cual hay que hacer énfasis en la escogencia de la encargada del reinado, de que el jugado no será de Bohechío, de difusión sobre las formas de evaluación y escogencia de la reina, y los premios que serán entregados, entre otros;
3) Determinar los premios que serán entregados (laptop, paseo en limosina, computadoras de mesa, becas…);
4) Solicitar a Incotem un entrenamiento de modelaje y belleza para las candidatas (Vicente Bidet Fabián – Domingo Suzaña);
5) Aprovechar la experiencia de las personas que han organizado reinados anteriores;
6) Selección de un jurado de Santo Domingo y otros lugares que no tengan contacto con las candidatas;
7) Hacer sección de fotos a las precandidatas y publicarlas en la página de Bartolo, y de ser posible organizar una encuesta por Internet para que cada quien vote por su favorita, y dar un porcentaje de la puntuación a los resultados de esta encuesta;
9) Determinar cuales actividades logísticas pueden desarrollar las candidatas para recaudar recursos y para el desarrollo de los eventos;
10) Realizar los contactos adecuados en la discoteca para el montaje del evento, la captación de beneficios productos de cobro de entradas y venta de cervezas;
11) Verificar que el sistema de sonido de la discoteca esté en buenas condiciones para evitar inconvenientes de ultimo minuto;
12) Formar un equipo de apoyo logístico que se encargue de dar atención a los jurados e invitados especiales durante el desarrollo de la premiación (bebida, bolígrafos…);
13) Hacer un video con las candidatas con entrevistas sobre sus gustos y planes futuros, así como en actividades de preparación, venta de boletas entre otras, para proyectarlo durante se este realizando la premiación;
1) Involucrar las candidatas en las actividades deportivas, religiosas y culturales que se desarrollen durante las patronales;
RELIGIÓN.-
1) Organizar una misa de bendición al inicio de las patronales y participar en la misa de acción de gracias del sábado 14 en honor al Santo Patrón;
2) Elaborar un volante con la biografía de San Antonio de Padua para distribuirlo entre todos los asistentes a la misa y durante las fiestas, para que nuestro pueblo conozca a su santo patrón;
3) Coordinar las demás actividades religiosas con el padre y las monjas;
DEPORTE.-
1) Determinar actividades deportivas a desarrollarse y elaborar el calendario;
2) Contactar los equipos de otros pueblos que competirán con los jugadores de Bohechío en las diferentes disciplinas;
3) Solicitar reparación del play y la cancha;
4) Solicitar útiles deportivos a Sedefir y la Lotería Nacional;
5) Distribuir juegos de ajedrez y equipos deportivos para incentivar la práctica de este tipo de deportes;
6) Elaboración de trofeos y medallas para los equipos ganadores;
7) Entregar medalla a los ganadores de los juegos tradicionales, además de los premios que normalmente caracterizan este tipo de juegos;
CULTURA Y DESARROLLO SOCIAL.-
1) Invitar agrupaciones culturales tradicionales, tales como bastón valet, rondalla, entre otras;
2) Solicitar instalación de una mini feria del libro, y donaciones de libros para incentivar la lectura;
3) Dar charlas sobre drogas (a cargo del encargado de prisiones – contacto Liliana), así como de salud y prevención de enfermedades (contactos: Carolina, Yossi y Bartolo);
ASUNTOS SOCIALES Y COMUNITARIOS.-
1) Solicitar al encargado de los comedores económicos que nos lleve comida preparada para distribuirla entre los deportistas, invitados, y de ser posible para el público en general;
2) Solicitar contribuciones similares a las demás instituciones estatales, plan social, inespre…;
3) Solicitar a Salud Pública el desarrollo de una jornada de salud, en el curso de las patronales;
4) Determinar que otros servicios u apoyo podemos solicitar con el objetivo de contribuir con el desarrollo social de nuestro pueblo;
POLITICA.-
1) Limitar las intervenciones políticas en el desarrollo de las patronales a la mención de los aportantes y sus posibles aspiraciones;
2) Evitar el desarrollo de actividades políticas durante el desarrollo de las patronales. Coordinar una reunión al respecto con los dirigentes del PRD dado que ese partido tiene programada su convención interna para el domingo 14 de junio.
EVALUACIÓN DE LAS PATRONALES Y RENDICIÓN DE CUENTAS.-
1) Fijar la fecha para sostener una reunión del comité en la cual se evalúe y se haga contar por escrito las incidencias de las patronales;
2) Elaboración de un informe detallado y la correspondiente rendición de cuentas;
3) Organizar un pasadía playero (o según se determine) con los miembros del comité y las personas que colaboraron con el desarrollo de las patronales, como premiación por el esfuerzo realizado;
4) Elaborar propuestas viables para la formación de un Comité permanente de las fiestas patronales, con asignaciones fijas por parte de la sindicatura y de otras organizaciones que pudieran aportar, y la escogencia a más tardar el ultimo domingo de noviembre (o cuando se determine) del nuevo comité, esto así para que tenga tiempo y recursos suficientes para el montaje de las actividades.
